Não é de hoje que nos preocupamos com a administração do tempo. Os romanos, por exemplo, já escreviam sobre a brevidade da vida e sobre como, em um piscar de olhos, nossa existência passava. Sêneca nos alertava sobre como desperdiçamos energia fazendo tarefas inúteis e, na maioria dos casos, apenas deixamos a vida seguir e não nos colocamos em ação.
Se recorrermos à mitologia nas culturas antigas, também encontraremos evidências sobre a má administração do tempo. Na Grécia existia Cronos, o titã do tempo, que devorava seus filhos. Essa passagem apresenta uma sensação muito comum às pessoas: se sentir engolido pelo tempo. Poderíamos colocar a culpa no modo de vida acelerado que levamos ou nos compromissos que assumimos e que tentamos honrar, mas, na verdade, a culpa de nos sentirmos atarefados e “sem tempo para nada” é basicamente nossa.
Esse fato pode causar desconforto em nós. Como dissemos, desde a antiguidade o homem sente que não tem controle sobre o tempo, portanto não devemos nos sentir culpados se ainda não conseguimos ter uma boa administração do nosso dia. Somado a isso, não podemos alongar os dias ou criar mais horas do que as que já existem, então como resolver esse problema? Como gerenciar os mais diversos campos da nossa vida em um mundo que exige mais produtividade e eficiência? Pensando nessas questões resolvemos apresentar uma técnica bem conhecida e eficaz para termos uma gestão de tempo eficiente: a técnica Pomodoro.
A técnica Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirillo nos anos 1980. Ela parte do princípio de que ao combinar a resolução de uma atividade com pausas curtas conseguiremos ser mais eficientes e, ao mesmo tempo, não nos cansaremos tanto. Combinando atividades regulares com pausas frequentes, o método Pomodoro busca aproveitar melhor o tempo, uma vez que mantemos o foco no que estamos fazendo e, ao mesmo tempo, podemos fazer outras atividades, tornando nosso tempo produtivo. Mas como Cirillo chegou a essa conclusão?
O jovem Francesco estava no começo de sua jornada na Universidade e utilizava boa parte do seu tempo estudando. Certo dia ele resolveu cronometrar o seu estudo e para isso usou um timer da sua cozinha que tinha o formato de um tomate. O aparelho, porém, só marcava até 25 minutos, soando um alarme sonoro quando o tempo chegava ao fim. O italiano percebeu, então, que ao realizar pausas a cada vinte e cinco minutos ajudava-o a se concentrar e ser mais produtivo ao longo do dia. A partir desse momento ele passou a usar essa técnica e a divulgou como uma ferramenta eficaz na gestão do tempo. Ele batizou a técnica de “Pomodoro” (tomate, em italiano) devido ao seu timer em formato de tomate.
E como essa técnica funciona? Preparamos um passo a passo para entendermos como podemos nos beneficiar do método. Vamos lá:
1 – Defina a tarefa que irá realizar: antes de começar a marcar o seu tempo, é preciso definir o que irá fazer. Pode ser uma leitura, estudos, o desenvolvimento de um projeto ou mesmo uma tarefa doméstica. Faça uma lista de tarefas que devem ser executadas e estabeleça uma ordem para começar. Ter essa lista é importante para aproveitar ao máximo o tempo de execução das atividades, uma vez que podemos terminar uma e começar outra.
2 – Ajuste o cronômetro para o tempo desejado: Cirillo padronizou a técnica a partir dos 25 minutos devido o limite do seu timer. Se você tem dificuldade em manter o foco, é recomendado começar com 25 minutos ou até menos (20 ou 15 minutos). Entretanto, se você mantém bem seu foco pode ajustar ao tempo que quiser, 45 ou 60 minutos ou mais. O interessante da técnica é que a medida que você pratica, seu tempo de concentração e foco melhora. Portanto, não importa o tempo que você comece, mas mantenha o ritmo e perceberá que fará avanços no foco e no aproveitamento do tempo.
3 – Trabalhe unicamente na tarefa escolhida até o alarme tocar: Depois de ajustado o timer, inicie a marcação e não seja alvo de distrações. Esse talvez seja o passo mais difícil de realizar, pois sabemos que nossa atenção pode ser fisgada por muitos elementos: seja o celular, o email, o site de notícias e outras centenas de distrações que nos cercam. Por isso é importante ter foco e evitar ao máximo estar com outras abas abertas ou com o celular próximo. Sempre que possível deixe esses elementos distantes. Caso surja uma demanda urgente, pause o cronômetro, resolva a questão e comece novamente.
4 – Quando o alarme soar faça uma pausa: Cirillo recomenda em sua técnica que a cada marcação de 25 minutos faça-se uma pausa de 3 a 5 minutos. É importante que nessa pausa você faça algo diferente do que estava executando. Se estiver lendo, por exemplo, levante-se, faça um alongamento, beba água, vá ao banheiro. Ao fazer uma atividade distinta, seu cérebro descansa e renova-se. Depois que passar o intervalo, comece um outro ciclo de atividade.
5 – Depois de quatro ciclos de atividade, faça uma pausa longa (entre 10 a 30 minutos). Depois veja sua lista de tarefas e se ainda há pendências recomece o passo 1.
A técnica Pomodoro mostrou-se bastante eficiente ao longo dos anos, sendo conhecida e recomendada por especialistas em gerenciamento do tempo. A chave do seu sucesso está por conseguir vencer uma das principais barreiras da psique humana: a desatenção. Nossa mente, na maior parte do tempo, está dispersa ou facilmente perde o foco. Quando estamos em uma atividade, é comum nos distrairmos e é aí que o Pomodoro atua: ao estabelecer um tempo específico para fazer alguma atividade e sabendo que haverá pausas, tendemos a nos concentrar e vencermos essa barreira. Esse mecanismo atua beneficamente para a nossa mente que, ao se concentrar, acaba esquecendo do timer e passa a focar na tarefa.
Ressaltamos, entretanto, que o método Pomodoro é uma técnica. Não adianta colocarmos o relógio e não nos comprometermos a realizar o que foi proposto. Uma dica importante a respeito disso é dividir uma atividade em pequenas tarefas e ir realizando-as, uma por uma. Isso nos motiva a continuar focados e nos mantém no controle do nosso tempo. Quanto a isso, o uso de aplicativos pode ser um ótimo aliado: existem alguns aplicativos, tanto para construir uma lista de tarefas como para fazer as marcações do método Pomodoro, que facilitam esse processo e nos ajudam na organização do tempo.
O principal benefício de uma boa gestão do tempo não está na eficiência ou mesmo na capacidade de executar muitas atividades. Acima disso, saber gerir o tempo é estar um passo à frente das circunstâncias, é não ser engolido por Cronos. Quando conseguimos ser bons administradores do tempo estamos, de maneira direta e objetiva, no controle de nossas próprias vidas. Deixamos de ser reféns do tempo e paramos de “apagar incêndios” cotidianamente. Quando superamos essa condição, as circunstâncias podem, eventualmente, atrapalhar nossa caminhada, mas jamais defini-la. Precisamos conquistar o tempo, utilizá-lo com Sabedoria para não deixarmos que a rotina nos consuma, e muito menos que ele seja desperdiçado.
